In Hunderten von Gesprächen mit Geschäftsführern, Eigentümern, Beiräten, Aufsichtsräten und Personalverantwortlichen im Mittelstand begegne ich seit Jahren einem wiederkehrenden Muster: Eine Schlüsselposition ist vakant, der Handlungsdruck ist hoch, aber die Entscheidung über die richtige Überbrückung wird zu lange hinausgezögert. Man hofft, die Situation intern auffangen zu können, sucht parallel nach einer idealen Lösung in Festanstellung – und unterschätzt dabei, was ein Führungsvakuum in der Praxis tatsächlich auslöst.

Unbesetzte Schlüsselpositionen sind kein organisatorisches Detail. Sie sind ein reales Geschäftsrisiko – und können sehr „teuer“ werden. Während die Suche nach der „idealen“ dauerhaften Besetzung läuft, verliert das Unternehmen an Geschwindigkeit, Klarheit und Steuerungsfähigkeit. Genau das ist in vielen Fällen der eigentliche Schaden.

Das unterschätzte Risiko: die Vakanz selbst

Was viele Unternehmen unterschätzen: Eine Vakanz ist kein neutraler Zustand. Sie erzeugt sofort Reibungsverluste. Entscheidungen werden vertagt, Prioritäten verschwimmen, Projekte verlieren an Tempo. Gerade in kritischen Funktionen wie CFO oder Kaufmännische Leitung, Werksleitung oder Produktionsleitung fehlt die Instanz, die Verantwortung bündelt, Orientierung gibt und Konsequenz in die Umsetzung bringt. Die Organisation verliert Fokus und beginnt in vielen Fällen, sich selbst zu verwalten, statt aktiv zu steuern.

„Je länger eine Vakanz andauert, desto teurer wird sie.“
Dr. Harald Schönfeld

Warum dieses Problem im Mittelstand besonders heikel ist

Der Mittelstand ist in vielen Bereichen längst hoch flexibel. Lieferketten, Produktion, Vertrieb und Marktansprache werden permanent angepasst. In der Führung herrscht dagegen oft noch ein Denken, das aus einer anderen Zeit stammt: Schlüsselpositionen gelten vielerorts erst dann als „richtig gelöst“, wenn sie dauerhaft und personell endgültig besetzt sind.

Aus meiner Sicht ist genau das ein gefährlicher Anachronismus. Wir leben in einer Wirtschaft, die Agilität verlangt – aber auf der Führungsebene wird vielfach noch so gedacht, als müsse jede Verantwortung zwingend an ein unbefristetes Dauermandat – eine klassische Festanstellung mit entsprechendem unbefristeten Arbeitsvertrag – gebunden sein.

Unternehmerische Reife zeigt sich heute jedoch nicht im Festhalten an starren Führungs- und Vertragsmodellen, sondern in der Fähigkeit, Verantwortung pragmatisch zu organisieren. Entscheidend ist nicht die Dauer einer Besetzung oder die Vertragsform, sondern ihre Wirksamkeit.

Typische Vakanzsituationen aus der Praxis

Seit 2003 begleiten mein Team und ich bei butterflymanager mittelständische Unternehmen in genau solchen Situationen. In der Praxis treten dabei immer wieder ähnliche Konstellationen auf:

• Eine CFO-Position bleibt unbesetzt, während Liquiditätssteuerung, Controlling, Bankenkommunikation und Reporting trotzdem mit höchster Präzision laufen müssen.
• Eine operative Führungsrolle wie COO oder Werkleitung fällt aus, obwohl Lieferfähigkeit, Produktivität und Eskalationsmanagement keine Pause kennen – und Kunden auf die Einhaltung der Vereinbarungen pochen.
• Eine Geschäftsführerposition wird frei, während Gesellschafter, Beirat oder Verwaltungsrat schnelle Orientierung und belastbare Entscheidungen erwarten.
• Eine Nachfolge, Reorganisation oder Restrukturierung läuft bereits – aber die intern verfügbaren Kräfte sind entweder gebunden oder politisch zu stark eingebettet.

In vielen dieser Fälle hat sich in der Praxis gezeigt, dass das eigentliche „Problem“ die Einschätzung ist, man könne durch „Aushalten“ und interimsmäßige Doppelbelastung die Zeit einfach überbrücken, z.B. indem ein Kollege aus dem Managementteam – oder gar einer der Geschäftsführer selbst – die Aufgabe auch noch schultert. Und zwar zusätzlich zum bereits bestehenden eigenen Verantwortungsbereich.

Interim Management als Instrument der Vakanzüberbrückung

Genau hier ist Interim Management für mich kein „Notbehelf“, sondern ein strategisches – und entlastendes – Instrument. Ein erfahrener Interim Manager übernimmt Verantwortung auf Zeit – mit klarem Mandat, hoher Einsatzbereitschaft und der Fähigkeit, innerhalb weniger Tage wirksam zu werden.

„Interim Management entlastet – vor allem die Kollegen des Managementteams oder der Geschäftsführung, die Teile der Vakanz sonst zusätzlich zum eigenen Tagesgeschäft auch noch übernehmen müssten.“
Dr. Harald Schönfeld

Ein weiterer wesentlicher Vorteil liegt in der Unabhängigkeit. Eine externe Führungskraft auf Zeit plant keine interne Karriere, ist nicht Teil gewachsener Seilschaften und kann Entscheidungen konsequent an der Aufgabe ausrichten. Diese Distanz ist kein Nachteil, sondern in vielen kritischen Situationen ein funktionaler Vorteil.

In zahlreichen Mandatsgesprächen erlebe ich, dass gerade in heiklen Übergangsphasen diese Kombination aus Erfahrung, Klarheit und Umsetzungsstärke entscheidend ist. Sie schafft etwas, das intern in Belastungs- und Überlastungssituationen oft verloren geht: Handlungsfähigkeit.

Ein professionell eingesetzter Interim Manager sorgt dafür, dass:

• Verantwortung klar gebündelt ist,
• Stakeholder (intern und extern) einen kompetenten Ansprechpartner haben,
• Entscheidungen getroffen und nicht permanent vertagt werden,
• Projekte strukturiert weiterlaufen,
• das Feld für eine spätere Festbesetzung professionell vorbereitet ist,
• und alle wichtigen Themen in dieser Zeit bearbeitet werden.

Der Denkfehler bei den Kosten

Das häufigste Gegenargument, das ich in Gesprächen mit Eigentümern, Geschäftsführungen und Gremien höre, betrifft den Tagessatz. Die Diskussion startet dann oft mit der Frage: „Ist das nicht zu teuer?“

Die Betrachtung der Kosten ist selbstverständlich relevant und gehört geklärt. Doch aus betriebswirtschaftlicher Sicht gibt es eine wichtige Einstiegsüberlegung mit der Frage: „Was kostet uns das Führungsvakuum?“ Wenn eine Schlüsselposition monatelang unbesetzt bleibt, entstehen Opportunitätskosten, die in klassischen Kostenvergleichen fast nie sauber erfasst werden:

• Entscheidungen werden zu spät oder nicht ausreichend fundiert getroffen.
• Projekte verlieren Richtung und Verbindlichkeit.
• Leistungsträger werden unsicher oder überlastet.
• Banken, Kunden oder Investoren spüren Führungsschwäche schneller, als vielen lieb ist.

Zahlreiche Analysen zeigen, dass die wirtschaftlichen Effekte offener Stellen im Mittelstand systematisch unterschätzt werden. Eine Auswertung zur „Cost of Vacancy“ für mittelständische Unternehmen kommt zu dem Ergebnis, dass sich die Kosten je nach Position und Qualifikation auf das Ein- bis Dreifache des Bruttojahreseinkommens summieren können – vor allem aufgrund verzögerter Entscheidungen, Produktivitätsverlusten und verpasster Geschäftschancen.

Ein typisches Beispiel aus meiner Praxis: Bleibt eine CFO-Position über mehrere Monate vakant, verzögern sich nicht nur Abschlüsse oder Planungen / Budgeterstellungen. Auch Finanzierungsgespräche, Freigabeprozesse und die finanzielle Steuerungsfähigkeit des Unternehmens geraten unter Druck. Der wirtschaftliche Schaden liegt dann häufig deutlich über der Investition in einen erfahrenen Interim CFO.

„Nicht der Interim Manager ist teuer. Teuer ist die Zeit ohne wirksame Führung.“
Dr. Harald Schönfeld

Warum ein spezialisierter Provider den Unterschied macht

Der Erfolg einer Vakanzüberbrückung hängt nicht nur am einzelnen Interim Manager, sondern maßgeblich an der Qualität des gesamten Auswahl- und Begleitprozesses. Aus meiner Erfahrung kann hier ein spezialisierter Provider den entscheidenden Unterschied machen.

Ein Interim Management-Provider ist eine auf Interim Management fokussierte Personalberatung, deren Auftrag über die reine Vermittlung von Kandidaten hinausgeht. Es geht darum, Wirksamkeit abzusichern – von der ersten Analyse der Ausgangssituation bis zum Abschluss des Mandats mit sauberer Dokumentation und Übergabe an einen Nachfolger, der i.d.R. (wieder) in Festanstellung tätig wird.

In unserer Arbeit bei butterflymanager legen wir besonderen Wert auf folgende Punkte:

• eine präzise Analyse der Ausgangssituation und der Stakeholder,
• eine klare Definition von Zielen, Rolle, Mandat und Entscheidungswegen – aber auch klare Grenzen („Was soll der Interim Manager unbedingt machen?“ – Aber auch „Wovon soll er die Finger lassen?“),
• die Auswahl von Persönlichkeiten, die in vergleichbaren Situationen nachweislich wirksam waren,
• die Bewertung von Fachkompetenz, Persönlichkeit und Lösungsweg als zusammengehöriger Dreiklang,
• eine strukturierte Begleitung des Mandats – nicht nur zu Beginn, sondern über die gesamte Laufzeit.

Für Entscheider im Mittelstand bedeutet das vor allem eines: Sicherheit. Sicherheit, dass eine Vakanz nicht nur formal überbrückt wird, sondern dass die Funktion tatsächlich geführt wird – mit klarer Ergebnisorientierung und minimalem Risiko.

Wirkung braucht Passung – und es kann gut funktionieren

Einer der häufigsten Fehler bei der Auswahl eines bestimmten Interim Managers besteht darin, den Blick auf die spätere Wirksamkeit des Interim Managers zu unterschätzen. Es ist richtig, dass der Tagessatz zum Budget passen muss und es oft auch schnell gehen muss – aber gerade deshalb muss die Auswahl besonders präzise sein.

„Die Wirksamkeit des Interim Managers entscheidet.“
Dr. Harald Schönfeld

Und es kann gut funktionieren: Branchenerfahrungen der Provider in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie empirische Studien zeigen, dass professionell eingesetztes Interim Management sehr schnell wirksam werden kann.  In einer Untersuchung der Helmut-Schmidt-Universität Hamburg („Interim Leadership Success“) gaben über zwei Drittel der befragten Unternehmensentscheider an, mit den Ergebnissen ihrer Interim-Einsätze sehr zufrieden oder zufrieden zu sein; in einer Folgestudie („Interim Leadership Personalities“) wurde zudem festgestellt, dass sich rund 86 Prozent der evaluierten Interim-Mandate für die Auftraggeber wirtschaftlich rentiert haben – teilweise um ein Vielfaches des Tagessatzes.

butterflymanager: Wirksamkeit und Sicherheit seit 2003

Seit 2003 steht butterflymanager für Interim Management und flexible Managementlösungen im Mittelstand. In dieser Zeit habe ich mit meinem Team eine Methode entwickelt und kontinuierlich verfeinert (butterlymanager^®-Methode), die ein Ziel verfolgt: Interim Manager so auszuwählen und einzusetzen, dass sie im Unternehmen eine möglichst hohe Wirkung entfalten können.

Ein wichtiges Prinzip ist dabei: Wir verstehen uns nicht als reine „Vermittler“, sondern als Partner auf Augenhöhe. Deshalb treten wir bei butterflymanager als Vertragspartner auf. Das schafft zusätzliche Rechtssicherheit und ermöglicht es uns, das Mandat aktiv zu begleiten – von der Vorbereitung über das Onboarding bis zur erfolgreichen Übergabe an den in aller Ruhe und Sorgfalt vom Unternehmen ausgesuchten Nachfolger in Festanstellung.

„Am Ende des Interim-Mandats steht eine saubere Übergabe, die dem Nachfolger in Festanstellung einen starken und schnellen Start ermöglicht.“
Dr. Harald Schönfeld

Gerade für Geschäftsführungen, Eigentümer und Aufsichtsgremien bedeutet dieses strukturierte, methodische Vorgehen ein hohes Maß an Entscheidungs- und Umsetzungssicherheit: Die Vakanz wird nicht nur besetzt, sondern unternehmerisch wirksam überbrückt.

Über den Autor Dr. Harald Schönfeld

Ich bin geschäftsführender Gesellschafter und Gründer der butterflymanager GmbH. Seit 2003 begleite ich Unternehmen, Geschäftsführungen, Eigentümer, Investoren, Beiräte und Aufsichtsräte in der DACH-Region beim Einsatz von Interim Managern – mit besonderem Fokus auf die Überbrückung von Vakanzen, Restrukturierungen und Transformationen.

In dieser Zeit habe ich mit Hunderten von Entscheidern gesprochen, unzählige Auswahlprozesse begleitet und viele Projekte aus der Nähe erlebt – von gelungenen Turnarounds bis hin zu Situationen, in denen das „Nicht-Entscheiden“ teurer war als jeder Tagessatz. Diese Erfahrungen prägen meinen Blick auf Interim Management: als Instrument, das richtig eingesetzt ein Führungsvakuum schließt – und falsch eingespart erhebliche Schäden verursachen kann.

Kontakt

butterflymanager GmbH
Dr. Harald Schönfeld

Web: www.butterflymanager.com

Wenn Sie aktuell eine Schlüsselposition im Unternehmen überbrücken müssen oder absehbar in eine solche Situation kommen, stehe ich Ihnen gerne für ein vertrauliches Gespräch zur Verfügung – telefonisch, per Video-Call oder vor Ort. Oft ist schon ein strukturierter Austausch im Vorfeld der entscheidende erste Schritt, um aus einer riskanten Vakanz eine gestaltete Übergangsphase mit hoher Wirkung zu machen.