Der Anruf kommt unerwartet – und er verändert alles. Ihr Finanzchef, Ihr Produktionsleiter oder ein anderes wichtiges Mitglied Ihres Management-Teams kündigt. Mit sofortiger Wirkung. Krankheitsbedingt, abgeworben vom Wettbewerb oder intern versetzt. Eben noch Stabilität, jetzt ein gefährliches Vakuum an zentraler Stelle.

Oder es trifft Sie von der anderen Seite: Sie sind gezwungen, eine Führungskraft umgehend freizustellen – nicht als geplanter Schritt, sondern aus zwingenden Gründen wie Compliance-Verstößen, anhaltender Performance-Schwäche oder zerstörtem Vertrauen. Was eben noch tragfähig erschien, bricht plötzlich weg. Eine Schlüsselposition in Ihrer Geschäftsführung bzw. in Ihrem Management-Team ist abrupt vakant – ab sofort. Und jetzt zählt jede Stunde.

In über 20 Jahren Interim Management habe ich dieses Szenario unzählige Male erlebt. Die Folgen ähneln sich erschreckend: Budgetfreigaben stocken, strategische Initiativen geraten ins Wanken, Teams verlieren Orientierung. Externe Stakeholder reagieren verunsichert. Die Realität ist klar: Jeder Tag ohne handlungsfähigen Entscheidungsträger kostet nicht nur Geld, sondern vor allem Geschwindigkeit, Marktchancen und oft auch die besten Mitarbeiter. Gleichzeitig steigt die Belastung im bestehenden Führungsteam – diejenigen, die einspringen, tun dies zusätzlich zu ihrem eigenen operativen Druck.

Das unterschätzte Zeitproblem bei der Führungskräftesuche

Die meisten Unternehmen kennen die typische Dauer eines Recruiting-Prozesses: drei bis sechs Monate bis zur Vertragsunterzeichnung. Bei hochspezialisierten Schlüsselpositionen – etwa einem Finanzchef mit M&A-Erfahrung, einem IT-Leiter mit KI-Expertise oder einem Betriebsleiter für Produktionsoptimierung – verlängert sich dieser Zeitraum häufig deutlich. Doch diese Zahlen greifen zu kurz.

Was oft unterschätzt wird: Mit der Zusage beginnt erst die Kündigungsfrist beim bisherigen Arbeitgeber. Und diese beträgt bei Führungskräften in der Regel sechs bis zwölf Monate. In Summe ergibt sich so eine Gesamtdauer von neun bis achtzehn Monaten – vom Start der Suche bis zum tatsächlichen ersten Arbeitstag der neuen Führungskraft.

Die entscheidende Frage lautet daher: Können Sie es sich leisten, neun bis achtzehn Monate ohne ein wichtiges Mitglied Ihres Führungsteams zu agieren? In dieser Zeit werden Entscheidungen vertagt, Projekte verlieren an Dynamik oder kommen ganz zum Stillstand, Leistungsträger orientieren sich neu – und Wettbewerber gewinnen an Boden. Gleichzeitig steigt die Belastung im bestehenden Führungsteam: Wer die Vakanz zusätzlich zum eigenen Tagesgeschäft auffängt, arbeitet schnell am Limit. Es geht also nicht nur darum, den idealen Kandidaten zu finden, sondern vor allem darum, in der Zwischenzeit konsequent handlungsfähig zu bleiben.

Vakanzüberbrückung als strategisches Instrument

Seit 2003 arbeite ich mit mittelständischen Unternehmen zusammen, die genau vor dieser Herausforderung stehen. Was ich in über zwei Jahrzehnten gelernt habe: Vakanzüberbrückung durch Interim Manager ist professionelles Risikomanagement.

Der entscheidende Vorteil liegt auf der Hand: Ein Interim Manager kann binnen fünf bis zehn Tagen starten – ohne monatelanges Suchen, ohne Kündigungsfrist. Ist es die richtige Person (was ein Auswahlverfahren erfordert), bringt er aktuelles Wissen mit – auch bei am Markt gesuchten Themen wie Digitalisierung / KI, Prozessoptimierung, Lieferkettenmanagement, Einkauf, Energie. Das Besondere: Keine Theorie, nur Praxis aus eigenen Projekten – fokussiert auf die Umsetzung. Und weil ein Interim Manager keine eigenen Karriereinteressen im Unternehmen verfolgt, trifft er die sachlich richtigen Entscheidungen – auch die unbequemen.

Hinzu kommt ein oft unterschätzter Mehrwert: Die ehrliche Außensicht. Interim Manager erkennen in den ersten Wochen häufig strukturelle Probleme, die intern längst als „normal“ akzeptiert werden. Diese objektive Perspektive ist wertvoll – nicht nur für die operative Führung, sondern auch für die Entwicklung des Anforderungsprofils der dauerhaften Besetzung.

Wann sich Vakanzüberbrückung besonders auszahlt

Nicht jede Vakanz erfordert den Einsatz eines Interim Managers. Doch aus meiner langjährigen Erfahrung gibt es typische Konstellationen, in denen Vakanzüberbrückung einen unmittelbaren und messbaren Mehrwert schafft:

• Bei unerwarteten Ausfällen in zentralen Führungspositionen wie Geschäftsführer, Finanzchef, Werk- oder Produktionsleiter sowie HR-Leiter. Was dabei als „kritisch“ gilt, hängt stark von der jeweiligen Unternehmenssituation ab.
• Bei laufenden Schlüsselprojekten, etwa in Turnaround-, Restrukturierungs- oder Sanierungssituationen oder im Rahmen von M&A-Prozessen. Hier können zentrale Stakeholder nicht warten, bis eine dauerhafte Besetzung gefunden ist.
• Bei Spezialpositionen mit klar definiertem Anforderungsprofil, insbesondere wenn spezifisches Know-how gefragt ist und der Kandidatenmarkt entsprechend eng ist – verbunden mit absehbar längeren Suchzeiten.
• Zur Überbrückung bis zur internen Nachfolge, wenn ein vielversprechender Kandidat gezielt aufgebaut wird. In solchen Fällen kann der Interim Manager zusätzlich eine Coaching- oder Mentoring-Rolle übernehmen.

Der hybride Ansatz: Tempo und Qualität vereinen

In meiner Beratungspraxis hat sich ein Ansatz immer wieder bewährt: Starten Sie parallel zur Suche nach der dauerhaften Besetzung unmittelbar mit dem Einsatz eines Interim Managers, der die Verantwortung sofort übernimmt. So bleibt das operative Geschäft stabil, während Geschäftsführung, Eigentümer, Kapitalgeber oder Aufsichtsgremien bereits konkrete Fortschritte sehen. Gleichzeitig gewinnen Sie den nötigen Handlungsspielraum, um die langfristig beste Lösung sorgfältig auszuwählen – ohne unter Zeitdruck Kompromisse eingehen zu müssen.

Der entscheidende Zusatznutzen: Während der künftige Stelleninhaber häufig noch sechs bis zwölf Monate an seinen bisherigen Arbeitgeber gebunden ist, sichert der Interim Manager bereits die operative Führung und bereitet eine strukturierte Übergabe vor. Was in klassischen Rekrutierungsprozessen Stillstand bedeutet, wird so zur aktiven, wertschaffenden Übergangsphase. In der Praxis zeigt sich zudem, dass der Einstieg des Nachfolgers auf diese Weise deutlich reibungsloser und nachhaltiger gelingt.

Praxistipp:

Sehr oft raten wir unseren Kunden, den Interim Manager in dieser Zeit zusätzlich noch mit einem Sonderprojekt zu beauftragen (Beispiele: KI-Einführung im jeweiligen Bereich, Optimierung von Prozessen, Ausarbeitung und Umsetzung von Kostensenkungs-Potentialen). Das kann ein Thema sein, dass im Tagesgeschäft bisher etwas untergegangen ist, aber dennoch eine hohe Wichtigkeit besitzt. Die Kompetenz, ein solches Sonderprojekt zusätzlich zum «normalen» Business erfolgreich und zügig umsetzen zu können, kann ein Auswahlkriterium sein, sich unter z.B. zwei im Grunde gut passenden Kandidaten für einen bestimmten Interim Manager zu entscheiden.

 Was butterflymanager seit 2003 auszeichnet

Seit mehr als 20 Jahren unterstützt das Team von butterflymanager Unternehmen dabei, kritische Führungsvakanzen schnell und professionell mit Interim Managern zu überbrücken. Ob Geschäftsführer, CFO, Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Controlling-Leiter, Produktions- oder Werksleiter, Qualitäts-, Einkaufs- oder HR-Leiter – wir verfügen über umfassende Erfahrung entlang aller zentralen Managementfunktionen.

Methodisch arbeiten wir dabei nach der bewährten butterflymanager^®-Methode: einem klar strukturierten 5‑Schritte-System, das für Sicherheit, Geschwindigkeit und messbare Ergebnisse im Interim Management steht.

Wenn Sie vor einer plötzlichen Führungsvakanz stehen, sprechen Sie uns an. In einem unverbindlichen Erstgespräch klären wir gemeinsam, wie Sie schnell wieder volle Handlungsfähigkeit gewinnen – professionell, strukturiert und zuverlässig.

Dr. Harald Schönfeld
Gründer & Geschäftsführer butterflymanager GmbH
Ihr Partner für Vakanzüberbrückung seit 2003

Häufig gestellte Fragen zur Vakanzüberbrückung

Wie schnell kann ein Interim Manager starten? In der Regel innerhalb von fünf bis zehn Werktagen nach Ihrer Anfrage. Ganz wichtig ist dabei die zügige Erstellung eines Anforderungsprofils.

Was kostet ein Interim Manager? Die Tagessätze der von butterflymanager angebotenen Interim Manager (m/w/d) variieren vor allem nach Aufgabe, Stellung und Verantwortung des Interim Managers im Unternehmen. Hier ein Überblick.

Wie lange dauert Führungskräfte-Recruiting wirklich? Die Branchenanalyse von Altios beziffert die Gesamtdauer einer Executive-Suche in Europa auf sechs bis acht Monate – getrieben durch deutsche Senior-Kündigungsfristen von in der Regel sechs Monaten. Diese Kündigungsfristen sind durch § 622 BGB gesetzlich vorgegeben und bei Führungskräften vertraglich häufig auf bis zu zwölf Monate verlängert. Diese Lücke ist kaum verkürzbar, weil sie überwiegend aus Vertragspflichten besteht.

Wie funktioniert die Übergabe an die Person, welche die Aufgabe später in Festanstellung ausüben wird? Der Interim Manager dokumentiert alle relevanten Prozesse und Themen – und übergibt strukturiert an den neuen Stelleninhaber. Wichtige Kontakte werden persönlich hergestellt. In der Praxis hat es sich bewährt, eine gewisse „Überlappung“ einzuplanen, damit eine nahtlose Übergabe und Unterstützung bei der Einarbeitung gewährleistet ist.

Arbeitet der Interim Manager vor Ort oder remote? Je nach Ihren Anforderungen sind flexible Modelle möglich – von Vollzeit vor Ort bis zu hybriden Lösungen mit gezielter Präsenz zu wichtigen Terminen.